2018-04
16

做与不做

By xrspook @ 16:35:43 归类于:烂日记

昨晚做了个动作类的噩梦,虽然准确来说也算不上是个噩梦,尽管最终结果还没有等到,但起码趋势对了。我花了好大的力气才终于让别人接受了问题存在,需要解决。期间我经历的东西甚至差点危及到我的生命。我居然把我的命赌在一件原本完全不用我的操心的事上,我为何要那么用力呢?我也不知道。

别人要我去做的事,我可能会很有性格地拒绝掉,但我自己却会主动去做一些帮助别人的事。一个是拒绝帮助别人,一个是主动帮助别人,为什么会这样呢?别人如果纯粹为了自己懒,明明自己能做,自己却不做,直接推给我去做的,我一般不会鸟他们。那些事不难,也不烦,只要他们肯花那么15分钟,顶多30分钟就搞定了,但他们却选择把包袱直接丢给我,等于领导接到任务直接丢给他们一样。他们不懂得拒绝,也没办法拒绝,但我不会,遇到这种事我会毫不犹豫地拒绝。你或许会觉得我这样做很傻,那不过是很简单举手之劳的事,我为什么不顺便做个顺水人情呢?大概我在某些人际关系上一直不怎么长进就是这个原因。我宁愿被别人觉得我不够意思我也不干这种事。我觉得这是他们的陋习,必须改掉。他们习惯于一层一层包袱往下丢,所以直接导致的是执行力极差,因为人人都不想负那个责任。他们当最底层的时候不得不去做,一旦让他们当了倒数第二层他们就会有模有样地学他们的上级那样对待下面的人,甚至不是下面的人,是和他们同级的人。这让我想起初中语文教材里《孔乙己》说到的那些“爬上去”的人。有些东西是需要分配下去一起做的,但有些东西之所以还有那个“分配”的过程,纯粹是因为那个人懒。我也很懒,所以我不会让别人依赖我,使得我没那么可懒的空间。

今天我主动去做了一件我觉得必须去做的事,因为如果我不迈出第一步,我的同事不会觉得他们自己有问题,需要改进。今天的那套Excel表格设计完毕以后可以把他们的工作时间从几天缩减为几十分钟。之所以可以这样是因为我改变了他们原来表格的格局,把明细数据和汇总数据彻底分离。明细数据的输入从痛苦的找横坐标纵坐标表变成纯粹的连续回车输入。复杂的双轴定位不应该是人肉去做的,而是应该由机器去完成。从前,他们工作除了痛苦的对应输入以外还有痛苦的挑选日期求和计算。输入方面我对他们的工作进行了极大的简化,简化后依然有可能会有数据输入错误的情况发生,但要核对出来会简单很多。修改后的求和汇总计算简直可以说是秒杀就能把困扰他们的东西解决掉。汇总后的数据变成他们需要的上交格式只需再做几个简单的复制粘贴。只要不是心粗得一塌糊涂贴歪了,他们整套流程下来没有多少可出错的空间。加班计算那种事本该是办公室统一搞定的,但我们这个奇葩单位却把这项任务分到了各自的业务科室,而各自业务科室负责这项任务的同事可能只是完成平时日常工作之余额外去做的,所以这就有了他们不得不连续几天时间加班去干这种从前对他们来说相当痛苦事情。我这般改革下来,他们最后要做的只是日积月累把平时每天或者每几天科室其他人员交过去的加班申请表录入一下就可以了。如果不是堆积一个月再录入,如果每次只录入几张,十几分钟绝对够了。外加最后的汇总操作秒杀完成,他们的整套工作将从相当痛苦变成非常轻松。

该出手时就出手,不该出手时绝对不出手。

2018-03
30

不聪明不严谨

By xrspook @ 7:11:31 归类于:烂日记

前几天统计培训的时候发生了这么一件事。我们一共有四门课程,分别安排在两个上下午。其中一门课程是Excel的应用,是门上机课。直到上机的时候,我才知道那门课是要让我们对着电脑的,但是让我非常意外的是老师居然不知道如何把他的素材放到每个学生的电脑里。因为时间紧,一个上午只有大概两个小时的时间。所以老师在上面讲,我们在下面做这种实操基本上是不可能实现的。即便是很熟练的人也做不到一边看上面,一边在下面模仿。其实这门课最好的方式就是直接去一个普通的课室,老师演示,我们不需要抬头低头。如果课室安排在一个机房,老师可以控制我们的电脑。那么我们就不需要抬头看老师那里,而只需要盯着眼前的电脑。理论课和上机课应该是分开的。理论课和上机课的时间应该对半,但我们居然用一个早上安排了这样的课程,显然对老师来说这很难,对学生来说这也不容易。为什么这么说呢?虽然我非常熟悉了解老师讲的那些应用该如何具体操作,但是按照老师一步一步做下去,我觉得时间不够。要不就是在自己电脑里没找到那个功能(我用的Excel 2003,机房电脑的是Excel 2010),要不就是抬头发现老师的操作已经到了下一步。于是,这就让我想起了大学学习C语言的时候,老师叫我们不要做笔记,只是看着她,听着她讲就可以了。因为电脑操作这种事,一个眨眼分神,几秒钟你就可能错过了一个甚至多个操作。刚上了一半,老师突然问下面的人觉不觉得他说得太快。他要不要慢一点?结果下面的人果然觉得他说得太快了,于是老师懵了,问他们那么是不是要重来,还是往后的部分说慢一点。无论是哪个操作,他要把课程讲完都是不可能的。这么短的时间之内,到底可以教会多少东西呢?我真心不知道!

向来我都对计算机的老师有很高的要求。他们应该本身自己就很聪明,而且反应很快,因为他们要解决的不只是常规的问题,还有学生莫名其妙搞出来的其它事情。显然给我们上这门课的老师在备课方面不那么仔细。另一方面,在应对他预料以外的事情的时候,也显得不够敏捷。他在给我们说loopkup使用之前,给我们说了绝对引用和相对引用,但是在公式里,他自己懵了,把绝对引用和相对引用搞错。在他写好公式即将往下拉的时候我就知道出来的结果一定跟他料想的不一样。所以当他拉完以后,发呆的那一刻,我马上可以给他指出你到底是哪里错了。对我来说,这只是很自然的反射,因为这些函数和公式我一直都在使用。绝对引用和相对引用之前我不怎么熟悉的,但是在经历过职称的计算机考试以后,我已经彻底掌握了那个东西,虽然反应还会有点慢。让我意想不到的是老师的反应居然更慢。在另外一个countif公式使用的时候,他要计算某个字符串到底出现了多少次,但搜索出来的结果居然是零。在他给学生演示之前,我已经在自己电脑上按照他的思路做了一遍,发现结果不对。老师还在郁闷,到底是怎么回事,他觉得那件事不可能在几秒钟之内解决,所以打算把那跳过的时候,我突然发现限定搜索的单元格里面的某个字符串并不是他所拼写的那样。因为单元格里面的东西除了他敲键盘进去的字母以外,还有几个空格。因为单元格里的字符串和他限定的字符串不一致,当然计算不出到底有多少个单元格是中彩。我的做法是直接把单元格里面的东西复制粘贴到计算的公式里。他的方式是把空格放到替换里面,把整个工作表的空格都替换掉。显然,这个工作表示他不知道从什么地方复制过来的,所以看上去你不知道有些地方居然有空格,但是备课的时候,老师要讲这门课,他是不是应该在上课之前过一下他准备的素材呢?如果他事先有准备,他不可能不把那些空格去掉,又或者讲课的时候,他会先让学生碰一下壁,然后告诉学生,其实某个单词后面还有空格,所以遇到这种情况就需要先灵活处理。在这门课里,他碰了两次壁,两次都被我秒杀解决掉了。对我来说,这是再普通不过的事情,但在其他人眼中,一定程度上我成为了一个神人。因为我自己是在基层单位做统计的,所以我知道什么才最适合我们。老师在课上说的那些东西都是Excel皮毛之中的皮毛,但尽管如此还是会有人得到启发。但我个人觉得,在适用性和易用性方面,讲其它东西可能效果会更好。又或者审视我们现在正在处理的表格,有什么改进的地方,更能提高我们的工作效率。只是把大学生用来考试测验的东西用在我们身上,显然不完全合适。

我从来都不觉得自己有多么的了不起,我只是在某些事情上曾经花过比他们更多的时间而已。

2018-02
2

该懂却不懂

By xrspook @ 13:48:16 归类于:烂日记

昨天几乎一整个下午都在算什么安全奖,但直到最后我才发现原来在人员定等方面我一开始就错了。有些人并不属于那个档次,而有些人虽然是那个档次但不在那个计算范围之内。设定公式不难,难就难在把那些最基础的东西搞清楚。发难的人只有我一个,因为平时做这份工作的人都知道那些人该怎么划分,但实际上他们的划分方式又很有问题。于是这就导致他们的工作经常变得很多很难,而且出错的几率很高。当我看到那个人员划分表的时候,难怪他平时的工作经常出错。如果在做数据的时候仍是按照那个纯粹是给领导看的汇总表来运作,不死才怪。从那个表的划分你就能看出做表的那个人其实思路也是有点混乱的。即便他思路不混乱,在我们70多号人的单位,同一个人员,在不同的场合会有不同的职级和岗位,在进行不同汇总的时候,需要用到的头衔不一样,但显然,如果你把明细表和汇总表都混在一起,这个快速汇总转换的工作没办法高效进行。人事基础这些东西做数据透视表绝对是最方便的。前一秒钟我可以给你统计这个岗位的人员,下一秒钟我可以帮你统计那个职级的人员。无论你想按照什么规则排序都不成问题。不止可以单干,还可以联合干,一层两层三层关系一起干。只要把各种关系都分列得足够细,往后的操作你可以随心所欲把它们组合起来。你可以通过层叠的方式把它们组合起来,你也可以通过人工连接的方式把它们组合起来。什么场合需要什么数据,只要组合得当,总有一个非常快速的解决方法。

我没有系统学过很专业的数据分析。从前曾经用过高级分析软件,是因为想偷懒解决一些大学课程交作业的问题。毕竟在我的大学学习过程中还没有一个必须让我精通那些东西的课程。不过话说回来,在学校课程里学到的东西,大多都只是最基础最皮毛的部分,更精髓的东西需要你产生兴趣,然后再往后,特别是你有这个需求的时候才会掌握。Excel从我们刚接触电脑就已经听说甚至正在使用,这个软件能满足一般人士及高级人士的需求。当然,如果每项工作都有一个专业软件去实现,有些步骤可以方便一些。虽然那些步骤其实也可以通过Excel的高级操作去完成,但用软件的话,即便你什么都不懂,看着那个操作手册,你就可以得出高级操作的结果。但软件开发和购买需要大量的资金,软件使用过程中也会肯定出现很多毛病,所以需要往后的售后服务维保。当然,如果单位有大把钱,完全不在乎这些。但如果从个人能力培养方面方面看,了解具体操作和思路非常重要。Excel当然不是一个免费软件,但我们绝大多数人使用的时候基本上都是以免费的形式。也正是因为Excel不是免费软件,所以它能实现很多国产软件做不到的事,而且软件的缺陷概率很低。

掌握好Excel的公式、数据透视表以及VBA,基本可以实现办公室操作的所有事。你熟悉这些东西的程度又决定了你的工作效率以及工作质量。从现在的情况看来,我觉得这个单位急需让所有管理人员都进行Excel的业务培训。培训不只是教会他们一套该怎么操作的方法,更重要的是改变他们一直以来惯有的处理数据思路。有些我觉得他们应该懂得东西,实际上他们都不懂,这会让我觉得很抓狂,而且不只是一两个人不懂,而是几乎全部都不懂。于是有时,我会觉得到底我是外星人还是他们是外星人。

学校是个让你学习的地方,但很多时候都只是老师家长以及那个氛围逼迫着你去学。我觉得人生更重要的是有主动去学习的欲望以及执行力。

2017-12
27

错误估计

By xrspook @ 10:00:31 归类于:烂日记

昨晚运动和电影的计划全盘落空,原因是我错误估计了自己工作的实际耗时。

吃完晚饭以后我打算最多只做到晚上7点,但居然在不知不觉中很容易就7点了。然后我跟自己说,8点之前回去,但实际上当我终于觉得自己差不多搞定的时候已经接近8点半了,外加一些收尾工作,实际上回到宿舍的时候已经接近晚上9点了。这其中有一个是我差几十米走到宿舍楼突然想起貌似我今天下午下班还没有打卡,于是又折返回办公楼打卡。在做回统计之前这种事几乎不会发生,我觉得自己从前从未这样错误估计过自己的工作量。当然其实我下班后晚上做的事完全可以第二天再做,但我却有种不做完心里不舒服的感觉。这些时间不会有加班费,是不做完我自己内心过意不去。闲的时候我可能上班时间一天都无所事事,所以我觉得自己应该要做到在适当的时候把那些时间补回来。

让我做电子版的账本我很乐意,但让我以一定格式打印出来我就觉得很烦。为什么每一页都要签名?为什么那些什么上年结转、结转下年之类的不能直接打印而必须盖章?为什么收入和支出不能写在同一行?为什么同一个月发生的好几行月份那些单元格要合并?为什么经常有检查但账本却必须拿纸质的给别人检查?为什么帐目没发生的月份仍要补0和斜杠?账本最核心的东西是把数算清楚,这样那样的存在让我觉得顾及那些格式比账本本身更让我头痛。大概因为我太年轻我知道得太少,所以有以上那么多的疑问。但每次都要打印80页账本的时候,我很自然地就会烦躁。如果为了应付检查,每次检查之前都重新打印就意味着每次都要重新签80个名字,而且不只是记账人我,还有那个审核人,当然还包括那几百下的各色盖章画红色斜杠之类。但如果出了第一次签名以后往后都以套打的方式往上面继续打印我每次都要重复很多匪夷所思的步骤,每次就打印那么一两行,即便我能按住Shift选中同一个工作薄的多个工作表形成工作组也一样很麻烦,因为会存在很多表单的物理行数不一致。当我打开其中一个工作簿,里面放了接近30个工作表的时候我想死的心都有了,光是把每个工作表都点开看一下就让人烦,点开了以后还要进行哪怕只是几个点击的操作都非常容易让人犯错。该怎么优化这个账本的录入和打印在重新做回统计的时候我已经在思量,但至今没想出什么好办法。从理论上说套打是必须的,但那些思路我觉得是反人类的,要以什么逻辑去实现呢?我觉得设计那个账本格式的人没搞清明细表和汇总表的关系。这也是今年我被总公司的人莫名叫去帮忙以后发现他们的一个问题。他们把明细表和汇总表混用了,如果数据简单,当然那样做能一目了然,但数据很复杂,汇总的东西很多,而且经常要对明细进行不同的分组得出不同的汇总数据仍然使用明细汇总混用就麻烦大了,因为我们不得不为有没有设置错误公式引用而折腾半天。要找汇总数据的时候得拉过长长的明细数据,需要快速计算某些明细数据的时候汇总不恰当地夹杂在中间。每当我遇到貌似很麻烦的Excel问题的时候我就会觉得自己知道得太少,所以完全没有靠谱的改进思路。

之所以学无止境是因为生活逼迫着我们唯有不断接受新事物掌握新规律才能让日子越发好过。

2017-12
22

古板怪

By xrspook @ 9:02:09 归类于:烂日记

在使用新软件的问题上我总是很死板很后知后觉的人,如果不是到了非换不可再也用不下去的时候我不会主动更新用得很习惯的软件。于是,2017年我还在用着Office 2003,我还在用着PS的CS2版本。唯一我很积极更新的就只有那些科学上网的方法。遇到那些我是见一个学一个,有多技旁身总是好的,绝对不能吊死在一棵树上。但即便是科学方法,如果同一个软件还能用我就不会手贱去升级。因为多年以来的天朝经验让我明白到越升级越多广告,越多无厘头的东西。手机系统也一样,尤其是你的手机已经用了两年以上了,即便更新的时候告诉那还兼容你的机子,但换上新的手机系统很多时候会让你痛不欲生。比如说从前我的小米1s青春换上了红米系统以后什么东西都慢半拍,内存永远不够用(才1G的内存,天知道被红米系统常驻了些什么),又比如我妈的小米4换上MIUI 8以后电量就像跳水一样,一时正常,一时说没了就立即没了。适合自己的才是最好的,我把我妈的手机刷回MIUI 7以后世界被拯救了!所以我也有想过要把我的小米1s青春刷回一开始的MIUI 4。

之所以说起换高版本软件,是因为我的前室友又把她的Office搞成2007了,原因是她说2003的用不了数据透视表的筛选功能,她没跟我说清楚是打不开xlsx的数据透视表,还是数据透视表打开了,但不能在字段那里用筛选。我真不知道2003能不能打开2007的数据透视表,理论上应该可以,但运行起来可能有点卡,按照我的经验,如果打开以后用2003自己的xls版本另存为以后卡机的问题可以彻底解决。至于2003里的数据透视表不能筛选这个问题完全就是扯淡。2003能筛选,不过操作傻瓜点,结果也没那么人性化而已,但的确可以对数据透视表的任何字段筛选,如果筛选内容是数据区域的,一切都正常,如果筛选的是列字段,自动汇总功能歇菜而已。2007以上版本的筛选放在了右键菜单里,在字段的下拉菜单里就有,但2003的筛选你必须按数据透视表以外和字段同一行的单元格,然后按数据-筛选-自动筛选。这样操作过后,原来的字段下拉菜单就会从之前的多选框变成一般常见的筛选框,于是你就可以自定义筛选了。

我把《Excel 2013数据透视表应用大全》这本书看了一半,虽然他们是基于2013写这部书的,虽然从2007开始Office软件发生了重大的变更,但实际上书上的核心功能我依然能用2003操作。有些操作的确用2003做不了,或者不能一步到位,但那些都只是某些颜面格式的东西。比如说2007以上可以一键设置自动清空已经不存在的字段选项,但2003你需要把那个字段拉出框,按一下更新,然后把字段拉回去,再按一下更新。又比如2013的条件格式非常强大,可以用渐变色,可以用进度条,可以用不同颜色的箭头来让数据更一目了然,但这些都只是格式,如果把数据处理好了,不是非得那么炫酷,虽然我也非常喜欢那样。再比如2013的字段筛选大家很容易就知道该怎么操作,但2003却要通过某些步骤来实现。我是从Office 97开始用Microsoft的这套软件的。我觉得97很好,97的界面比2000好看多了,但我不得不从97升级为2000,因为97的绘图功能很差,但高中时老师要求我们做文本框排版,于是我只好把素材都交给同学,让他们帮我在2000上完成。后来之所以不得不用2000是因为高中的电脑考试用的是2000,即便我熟练操作97还是会有一些2000的功能使用不到。大一的时候我换上了2003,2003比2000好看,但更重要的是2003把2000某些反人类的地方改正了。当我的大学同学在大三的时候换上更高版本的2007的时候我一点都不心动,因为除了默认效果画出来的图表好看一点以外其它我都不喜欢,最要命的是经常找不到最常用的功能在哪里以及启动速度非常慢。2003的Office是那一代最完美的作品,就像说起Windows大家都非常赞叹XP一样,2003和XP是绝配,也是那个年代最好的选择。如果现在要换Office的话,我也会首推2013,2007对比2013就像当年的2000之于2003,2007据说在数据透视表方面相对于2003有了很大的改进,但跟同个系列的2013比起来,2007的漏洞简直让人无法接受,2007是个新思路下的半成品。但我承认,因至今没用过2007,我不应该对其评头论足。现在我觉得2003很好,能满足我的需要,虽然某些别人很容易就能实现的东西我得多按几下鼠标,但是那些高端的操作一年都不做一次,我又何必去为了那个到处找靠谱的2013版本呢。

我不崇拜高端傻瓜式,我更喜欢把最平凡的东西玩到极致。

Page 1 of 812345678»
COPYRIGHT @ 我的天 | Theme by xrspook | Power by WordPress | Valid XHTML 1.1 and CSS 3 Go to top