2020-09
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别人常踩的坑

By xrspook @ 20:09:06 归类于: 烂日记

怎么才可以让自己遇到更多的问题呢?我选择的是猫在某个论坛里,解决别人提出的问题。我仅仅猫了几天,就得出了某些结论。比如通常逼着大家提问的原因在哪里,针对那些东西,我应该如何在表格里避免。某些东西,我们一定会遇到,即便暂时没有,所以在那之前先掌握技能很有必要。如果等到像他们提问题那样才去被动去学习,就比较烦恼了。

第一个让他们在用数据透视表的时候得不出应有的结果的原因是他们的原始数据格式有问题。数据汇总时碰的壁绝大多数都是原始数据记录时挖的坑。最经典的坑莫过于合并单元格。所以,当我看到某个同事给我的表每一个数据框都至少合并了两行两列单元格的时候。我立马拍桌子发飙了,这是处理数据吗?!如果你嫌那个单元格宽度和高度不够,完全可以对单元格进行调整啊,为什么要合并?之所以做出这种低能的单元格合并,唯一的理由就是,她根本不知道那些东西的宽度和高度是可以调整的。对她来说,Excel的表格就像十字绣一样的固定洞洞,就像Photoshop里的网格线。但实际上,根本不这样。面对这种人,我是完全无语的,因为她完全不了解她正在使用的那个软件。这些人应该从头去开始学习Excel,从最基础的学起。只有让她明白Excel是做什么的,可以怎么用它,她才不会犯这种超级低级的错误。这种空前弱智的单元格合并通常不会发生,更加不会在某个表的任何一个数据框里面发生。某些人会把平时手工汇总的表格拿出来求做成数据透视。准确来说,那是一个明细表和汇总表的混血儿,在实际工作中我们经常会碰到。从展示表的角度考虑,这非常正常,尤其当数据完全由人手工填写的年代。但这不是Excel处理数据的习惯,明细是一回事,汇总是另外一回事。当某个大项里有N个分项,大家非常习惯,把大项横跨的几行合并为一个单元格,然后分项的总和也合并为一个总数。这是人的处理习惯,但Excel的处理习惯是大项为一行,分项为余下的行。当你不想看明细的时候,直接把它收起来。之所以会出现这种人的思维和机器思维不一致的东西,完全是因为大家没有读Excel,而只是把我们人肉做的事要Excel去模仿。这绝对是搞死人的!处理这种事,只能把大项的单元格合并取消,向下填充同一个名字,最后的汇总数据,全部打散为小项的数据。如果一个明细表里有很多这种情况,又有很多类似的明细表需要合并,那可是清晰数据整死人的节奏。

另外一些数据透视表的问题发生在多表合并的时候,有时可能还得对表格的汇总数据进行一些运算。通常,这需要用SQL查询,但我觉得在Excel里用SQL有点麻烦。那个东西不适用于文件移动,一旦文件发生移动。数据将来难以刷新,因为实际上进行了SQL查询以后,电脑的某个位置会形成一个数据库。当你移动文件到别的电脑,引用的原文件仍然只是旧的那个。通过在文件里加个VBA,能解决更换数据源的问题,但要这么复杂才能做到,证明了SQL在Excel里实际是有点水土不服的。这种玩法根本不适合分享文件。SQL语法虽然很简单,但是标点符号的错误,哪怕是多了一个空格,也会出状况。在没有语法检查的编辑器里写那些句子,简直就是撞墙。新版本的Excel里内置了Power Query和Power Pivot,如果用的好的话,SQL基本可以丢一边了。我感觉应该可以这样,虽然我对这两个Power工具还非常陌生。我觉得,也正是因为Excel里面用SQL不太顺,最终才会让这两个Power成为新版Excel的标配。

把别人的烦恼当作是自己的烦恼,是一个让自己进步的方式。

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